EBSI - Plan du cours : ARV1058 - Administration des archives (Automne 2019) Passer au contenu

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Plan du cours ARV1058 - Administration des archives (Automne 2019)

3 crédits

Concomitant : ARV1050

Chargé de cours : Dominic Boisvert
Courriel : dominic.boisvert.1@umontreal.ca
Bureau : Pavillon Lionel-Groulx, C-2007
Disponibilités : le mardi, de 13 h 30 à 15 h 30.

Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/course/view.php?id=151579


Les cours se donnent le Mardi de 16 h à 19 h, B-3260, pavillon Jean-Brillant, au 3200 Jean-Brillant.


Description officielle

Organisations, processus d'affaires et documents. Éléments de gestion d'un service d'archives et de ses ressources. Politiques et procédures de gestion des archives. Gestion des documents semi-actifs. Analyse des besoins.

Objectifs d'apprentissage

Ce cours traite des éléments suivants : organisations, processus d’affaires et documents; éléments de gestion d’un service d’archives et de ses ressources; politiques et procédures de gestion des archives; gestion des documents semi‐actifs; normalisation internationale; analyse des besoins. Ce cours permettra aux étudiants de :

  1. S’initier aux composantes fondamentales des organisations dans lesquelles les archivistes sont appelés à exercer leur profession et aux principales fonctions de gestion d’un service d’archives, soit la planification, l’organisation, la direction et le contrôle des ressources humaines, financières, matérielles, etc.
    1. Situer le service d’archives dans son contexte organisationnel;
    2. Décrire le fonctionnement systémique des organisations;
    3. Associer les processus d’affaires des organisations et les documents de celles‐ci;
    4. Expliquer le cycle de vie des documents et son impact sur la réalisation d’un calendrier de conservation.
  2. S’initier aux principales fonctions de gestion d’un service d’archives (planification, organisation, direction et contrôle des ressources [humaines, financières, matérielles])
    1. Différencier les principales fonctions de gestion d’un service d’archives;
    2. Décrire les principaux types de ressources à gérer dans un service d’archives;
    3. Identifier les rôles et compétences du gestionnaire d’un service d’archives;
    4. Démontrer les avantages et la rentabilité de la gestion des documents semi‐actifs;
    5. Appliquer les principales opérations reliées à la gestion des documents semi‐actifs;
    6. Identifier les concepts de certaines normes internationales
  3. S’initier aux dimensions de la gestion des archives, notamment la mise en place de politiques et de procédures, l’analyse des besoins et la gestion des documents semi‐actifs.
    1. Décrire la nature et distinguer les caractéristiques d’une politique de gestion des archives et de politiques complémentaires;
    2. Décrire la nature et distinguer les composantes des principales procédures de gestion des archives;
    3. Rédiger une analyse des besoins;

Méthodes pédagogiques

  • Exposés magistraux, lectures, conférences;
  • Visite d’un dépôt de documents semi-actifs;
  • Exercices en classe, travaux pratiques, activités de réflexion.

Calendrier des activités

DateActivité(s)Évaluation
2019-09-03

Présentation du cours

  • Plan de cours

Présentation des ressources informatiques de l’EBSI

 
2019-09-10

Fonctionnement systémique des organisations

  • Organisations et archives

  • Rôle de l’information dans le fonctionnement systémique des organisations

  • Processus d’affaires et documents

  • Le service des archives comme sous-système au sein de l’organisation

  • Notions de gestion d’un service d’archives

Quiz de lecture 1

2019-09-17

L’analyse de besoins

  • Introduction, définition et objectifs

  • Quand procéder à une analyse de besoins

  • Étapes de réalisation

  • Rapport d’analyse de besoins

  • Diagramme de Gantt

 

Exercice Gantt

 
2019-09-24

Gestion des documents semi-actifs : introduction

  • Cycle de vie des documents

  • Rôle et importance du calendrier de conservation

  • Centralisation des documents semi-actifs

Gestion des documents semi-actifs : organisation matérielle

  • Localisation, aménagement, équipement

  • Planification des espaces

  • Conservation (préventive) des documents semi-actifs

  • Système de repérage des documents semi-actifs

  • Sécurité dans un dépôt de documents semi-actifs

 
2019-10-01

Gestion des documents semi-actifs : organisation matérielle (suite)

Les documents semi-actifs : organisation et fonctionnement d’un dépôt

  • Conférence : Nathalie Denis, archiviste, Division de la gestion des documents et des archives, Université de Montréal

Gestion des documents semi-actifs : organisation fonctionnelle

  • Système, méthodes et personnel

  • Dépôt de documents par les unités administratives

  • Rappel, réactivation et ajout de documents

Qiuz de lecture 2

2019-10-08

Le programme de gestion des archives

  • Rôle et importance d’un programme de gestion des archives, d’une politique et d’une procédure

  • Structure d’un programme, d’une politique, d’une procédure

TP1 : Organisation des documents semi-actifs

2019-10-15

Examen de mi-session

Examen

2019-10-22

Semaine d’activités libres

 
2019-10-29

Visite d’un dépôt de semi-actifs

  • Il faut prévoir environ 3 h 00 de disponibilité. La visite se fera en deux groupes.

 
2019-11-05

Conférence de Catherine Nadeau

  • De la gestion des documents d’activité à la Gouvernance de l’information : La conduite d’un projet de gestion intégrée des documents d’activité

Autres principes de gestion d’un service d’archives

  • Principes de tenue des « enregistrements » (Generally Accepted Recordkeeping Principles®)

 
2019-11-12

La rentabilité de la gestion des documents semi-actifs

  • Nécessité des études de rentabilité en archivistique

  • Réalisation d’une étude de rentabilité

  • Calcul des bénéfices, rentabilité et gestion des documents semi-actifs

 

 
2019-11-19

Normes internationales touchant la gestion des documents d’activités

Remise du rapport de visite

2019-11-26

Autres éléments de gestion d’un service d’archives (1)

  • Accès à l’information et sécurité

  • Gestion du changement

 
2019-12-03

Autres éléments de gestion d’un service d’archives (2)

  • Survol de quelques lois, dont la LCCJTI

  • Présentation de la Roue de Demings

  • Indicateurs de performance

Remise de l'analyse de besoin (TP2)

2019-12-10

Examen final

Examen

La matière et sa répartition entre les cours sont sujettes à changement en fonction de la vitesse de progression et de la disponibilité des conférenciers.

Évaluation

  • Quiz sur les lectures obligatoires (évaluation individuelle) (10 %)
  • Rapport de visite (5 %)
  • TP1 – Travail pratique sur l’organisation des documents semi-actifs (évaluation en équipe) (15 %)
  • TP2 – Analyse des besoins (évaluation en équipe) (20 %)
  • Examen mi-session (évaluation individuelle) (25 %)
  • Examen final (évaluation individuelle) (25 %)
Pour les travaux réalisés en équipe, le chargé de cours se réserve le droit d’évaluer séparément chaque membre d’une équipe.

Notation : La notation des évaluations se fait en chiffres. À la fin du cours, la note globale obtenue est convertie au système littéral de l’Université de Montréal (https://wiki.umontreal.ca/pages/viewpage.action?pageId=124093923).

La réussite de ce cours est conditionnelle à l’obtention d’une moyenne pondérée d’au moins 50 % pour les travaux et les examens qui font l’objet d’une évaluation individuelle.

Politiques, règlements et directives

Charge de travail

Le Règlement des études de premier cycle (http://secretariatgeneral.umontreal.ca/documents-officiels/reglements-et-politiques/reglement-des-etudes-de-premier-cycle/#c3046) indique que :

Le crédit est une unité qui permet à l’Université d’attribuer une valeur numérique à la charge de travail exigée d’un·e étudiant·e pour atteindre les objectifs d’une activité d’enseignement ou de recherche. Le crédit représente 45 heures consacrées par l’étudiant à une activité de formation incluant, s’il y a lieu, le nombre d’heures de travail personnel jugé nécessaire.

Ainsi, pour chaque heure de cours, l’étudiant·e doit consacrer environ deux heures de travail, d’étude ou de lectures.

3 crédits x 45 heures = 135 heures de travail. Voici une approximation :

  • 42 heures de présence en classe (incluant la visite et les examens)

  • 4 heures pour les exercices proposés dans StudiUM

  • 4 heures pour les lectures obligatoires pour l’examen (2 lectures x 2 heures)

  • 8 heures pour les lectures obligatoires non choisies pour l’examen (8 lectures x 1 heure)

  • 3 heures pour la réalisation du TP1 Travail pratique sur l’organisation des documents semi-actifs

  • 30 heures pour la réalisation du TP2 Analyse des besoins

  • 4 heures pour la réalisation du rapport de visite

  • 4 heures pour la préparation aux quiz de lectures

  • 15 heures de préparation aux examens

L’ensemble des politiques, règlements et directives énoncés dans le guide de l’étudiant·e s’appliquent. Une attention particulière doit être portée aux éléments suivants :

Travaux en équipe
Pour les travaux réalisés en équipe, le professeur se réserve le droit d’évaluer séparément chaque membre d’une équipe.

Règlement disciplinaire sur le plagiat ou sur la fraude concernant les étudiant·e·s
Il est attendu que tous les étudiant·e·s inscrits au cours respectent le code d’honneur de l'EBSI (http://www.ebsi.umontreal.ca/sout/code-honneur.html).
Toute infraction au règlement sur le plagiat ou la fraude sera traitée suivant la procédure indiquée dans le règlement.

Délais et dates de remise des travaux
Tout retard non justifié dans la remise d’un travail sera sanctionné : 5 % de la note est retranchée par jour de calendrier de retard jusqu’à un maximum de 35 % ; à la 8e journée de calendrier, la note F ou zéro (0) est attribuée.

Qualité de la langue
Le chargé de cours tiendra compte de la qualité du français dans l’évaluation des travaux et peut enlever jusqu’à 10 % de la note. La qualité de la langue ne sera pas évaluée pour les examens en classe.

Ressources

Notes de cours
Il est à noter que les notes de cours sont un support à ce qui est présenté en classe et ne suffisent pas, à elles seules, pour comprendre la matière couverte.
 
Logiciels
Les logiciels utilisés dans le cadre des travaux pratiques sont installés sur les postes des salles d’enseignement informatique de l’EBSI, local C-2035 et local C-2031 du pavillon Lionel-Groulx.

Autre information

Mode de communication

Le mode de communication privilégié entre le chargé de cours et les étudiant·e·s est le forum du cours dans Studium. Le mode de communication privé privilégié entre le chargé de cours et un·e étudiant·e est la messagerie de Studium. Veuillez vous assurer que vous êtes officiellement inscrit au cours et maintenez à jour l’adresse électronique enregistrée dans votre profil informatique à l’Université de Montréal. Vous devez lire votre courriel très régulièrement (au moins une fois par jour), des informations importantes concernant le cours ou les TP pouvant être diffusées par ce moyen.

Très important : pour toute correspondance par courriel concernant le cours, veuillez inscrire obligatoirement au début du champ objet du message la chaîne suivante : [ARV1058-A19] (incluant les crochets).